OmniTech — gestion des identités et des accès
Qui a accès à quoi ? La question que personne ne sait poser
Posez-la dans votre entreprise : qui peut ouvrir la messagerie, les fichiers clients, la comptabilité, les outils métier ? Si la réponse n’existe nulle part par écrit, c’est l’état normal d’une entreprise qui a grandi sans s’en occuper. La gestion des comptes utilisateurs consiste à pouvoir y répondre, à tout moment, en une minute.
Arrivées, départs, habitudes
Les quatre situations où tout se joue
La gestion des accès ne se voit jamais quand elle fonctionne. Elle se voit très bien quand elle manque : le jour d'une arrivée, d'un départ ou d'un incident.
L'arrivée : opérationnel le premier jour
Compte e-mail, fichiers partagés, outils métier, poste configuré : tout est prêt avant que la personne franchisse la porte — pas trois semaines après, payées pour un travail à moitié fait.
Le départ : les accès coupés le jour même
Messagerie, fichiers, outils métier, accès à distance : tout est désactivé le jour du départ. Les données professionnelles sont récupérées avant, la boîte mail transférée ou redirigée. Dix minutes quand la liste existe, un angle mort dangereux sinon.
Les comptes partagés, un problème invisible
Un identifiant commun paraît pratique. Mais quand quelqu'un part, il faudrait changer le mot de passe partout — en pratique, personne ne le fait. Et en cas d'incident, impossible de savoir qui a fait quoi. Un compte par personne, c'est la base.
Les droits d'administrateur donnés à tout le monde
Par confort, beaucoup de petites structures donnent tous les droits à tous les comptes. Résultat : un clic malheureux sur une pièce jointe peut tout installer, partout. Chacun reçoit les droits dont son travail a besoin, pas plus.
Le point qui compte
Un registre des accès, simple et tenu à jour
Pas un logiciel de plus : un document de référence, mis à jour à chaque mouvement, qui répond en une minute à la question « qui a accès à quoi ».
Pour chaque personne : ses comptes, ses droits, ses accès distants, la date de leur attribution. Pour chaque outil : la liste de ceux qui peuvent y entrer. C’est tout. La difficulté n’est pas de le créer — une après-midi suffit — mais de le tenir à jour à chaque arrivée, chaque départ, chaque changement de poste.
C’est ce que couvre l’infogérance que nous proposons : nous tenons le registre, nous le vérifions à intervalles réguliers, et chaque départ déclenche une liste de vérification appliquée le jour même. L’objectif est simple : que vous n’ayez plus à y penser.
Et le RGPD dans tout ça
Le règlement demande ce que le bon sens demandait déjà
Pas d'épouvantail : sur ce sujet, être en règle et être bien organisé sont à peu près la même chose.
Le RGPD exige que les données personnelles ne soient accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin pour leur travail, et que les accès d’un salarié parti soient supprimés. Autrement dit : des comptes individuels, des droits ajustés, des départs traités. Rien que vous ne devriez déjà faire pour vous-même.
Une gestion des accès propre ne remplace pas une démarche de conformité complète, mais elle en constitue le socle — la partie que nous savons tenir dans la durée, documentation à l’appui.
Nos limites
Ce que nous ne faisons pas
Le périmètre est écrit dans le devis. Voici ce qui n'y figurera pas.
Nous n'installons pas d'usine à gaz
Les grands logiciels de gestion des identités sont conçus pour des milliers de comptes. Pour une équipe de cinq à cinquante personnes, un registre rigoureux et des procédures appliquées valent mieux qu'un outil que personne ne maîtrisera.
Nous ne surveillons pas vos salariés
Savoir qui a accès à quoi n'est pas savoir qui fait quoi de ses journées. Nous ne mettons en place aucun dispositif de surveillance de l'activité : ce n'est ni notre métier, ni notre conception de la sécurité.
Nous ne gérons pas le volet RH du départ
Préavis, solde de tout compte, restitution du matériel : c'est votre terrain ou celui de votre conseil. Nous prenons en charge le volet informatique — comptes, accès, données — et nous nous y tenons.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande
- Un salarié part demain. Que faut-il couper en premier ?
- La messagerie et les accès à distance, parce qu'ils restent utilisables depuis n'importe où. Puis les fichiers partagés et les outils métier. Avec un registre des accès, l'opération prend quelques minutes ; sans, elle commence par une enquête.
- Peut-on lire la boîte mail d'un ancien salarié ?
- La boîte professionnelle appartient à l'entreprise, mais les messages identifiés comme personnels restent protégés par le secret des correspondances. La pratique propre : informer le salarié avant son départ, poser une réponse automatique indiquant le nouveau contact, rediriger les messages entrants, puis fermer la boîte après quelques mois.
- Toute l'équipe utilise le même compte. Est-ce vraiment grave ?
- Tant que rien ne se passe, non. Le jour où quelqu'un part en mauvais termes, où un mot de passe fuite ou où il faut savoir qui a supprimé un dossier, oui. Le passage à un compte par personne se fait progressivement, service par service, sans bloquer personne.
- Combien de temps faut-il conserver le compte d'un ancien salarié ?
- L'accès est coupé le jour du départ, mais le compte peut être conservé quelques mois, désactivé, le temps de vérifier que rien d'utile n'y dort : contacts clients, documents en cours, historique d'e-mails. Ensuite, on supprime. Un compte dormant gardé indéfiniment est une porte que personne ne surveille.
- Un registre des accès, concrètement, c'est quoi ?
- Un tableau, tenu à jour, qui liste pour chaque personne ses comptes et ses droits : messagerie, fichiers, outils métier, accès distants. Rien de sophistiqué — sa valeur tient à sa mise à jour à chaque arrivée, chaque départ, chaque changement de poste.
- Quel est le lien avec le RGPD ?
- Le RGPD demande, entre autres, que les données personnelles ne soient accessibles qu'aux personnes qui en ont besoin pour travailler. Une gestion des accès propre — comptes individuels, droits ajustés, départs traités — couvre de fait une bonne partie de cette exigence. Pas une conformité complète, mais un socle solide et vérifiable.
La gestion des accès fait partie de l’infogérance et va de pair avec la sécurité informatique. Un audit informatique dresse l’état des lieux de départ. Voir aussi comment se passe un projet et nos réalisations.
Sauriez-vous couper tous les accès d'un salarié aujourd'hui ?
Décrivez votre organisation actuelle : comptes, outils, arrivées et départs récents. Nous vous dirons ce qui tient et ce qui manque.